重要提醒
- 先核對四項
- 寄件者與網域、案號及程序、所提供服務、收款依據與對象；外觀正式不是證明。
- 判斷界線
- 有官方或代理實際費用，也有與官方無關的邀請；不能把所有國外通知一律當成詐騙或一律照付。
公開案件資料也可能被用在付款邀請
不要只憑信上有自己的商標圖樣、申請人及案號就認定可信。商標案件資料可能公開，第三方可以把它們放進看似正式的文件，再使用容易令人聯想到機關的名稱，要求支付公告、登錄或資料庫費用。先查來源，比依版面、印章或期限字樣判斷更可靠。
WIPO與EUIPO都提醒注意誤導性付款通知，部分服務與官方程序或官方出版無關。私人商業登錄邀請與機關要求繳費是不同事項；若文件實際在販售私人名錄服務，不能因用了商標公告等用語，就把它當成不繳會失去權利的必要費用。
把通知與自己的案件階段對起來
先看案件正在申請、審查、核准、延展或其他程序，再查通知所稱費用是否有對應的官方事項。保留完整郵件、附件、信封及收到日期，與既有代理往來放在一起。若案號、申請人、地區或金額對不上，先列出差異，不立即按信內連結進行付款或提供帳號資料。
實際官方費用、代理服務費與第三方自願購買的服務，應分開確認。代理帳單也可核對委任關係、服務項目與原報價，不能只要不是官方抬頭就全部忽略。費用名稱本身不夠，要看誰要求、基於哪個程序、提供什麼，以及不處理會產生何種實際影響。
用自己確認的管道查證
查證時可聯繫原本就有往來的代理人，或自行進入官方網站找聯絡方式與案件資訊，不只撥打可疑通知列出的電話。WIPO提供警示與通知樣本可供比對，但未出現在名單上不代表一定真實。若需要轉交附件，先確認收件者及可提供範圍，避免再把不必要資料外傳。
可請對方說明具體程序、官方依據與收款項目，並將回覆保存。不要因文件以急件或最後通知施壓，就跳過內部核准；同時也不能為了查證而忽略真正案件期限。對可疑與已確認必要的事項分開追蹤，讓查證本身不會延誤實際應處理的通知。
已付款或點擊後，先保存與處理
若已付款，保存匯款、卡片交易、通知及往來資料，儘速向付款機構與既有代理確認可行處理方式；是否能止付或追回，仍依實際情形。若曾輸入帳號或其他資訊，透過正常可信管道檢查帳號與相應安全措施，不繼續依可疑文件提供更多資料。
企業可以建立國外案件費用核對表，列案號、地區、既有代理、程序、金額與核准人，並提醒財務不要僅依來信圖樣付款。新通知即使引用真實案件，也應按同一流程查證。本文是辨識與核對指引，不對未見文件一律認定詐騙，也不取代各地官方程序與個案判斷。
常見誤解
有我的案號，寄件者一定是官方？
留意詐騙與誤導性繳費信。案件資料可能來自公開資訊，有商標圖樣或案號不代表寄件者是官方。先核對寄件者、程序與收款依據；不要直接點擊可疑連結或付款，請透過既有代理或自行找到的官方管道查證。 WIPO 官方警示 ↗
所有國外繳費信都可以不理？
實際案件可能有必要費用，應先查證並掌握真正截止日。