先盤點作品、創作紀錄與使用情境，再把合作約定、授權及交付資料對照清楚。
這個主題是什麼
著作權相關的討論，常從一張圖片、一份簡報、一段文字或一組設計檔開始。整理時先分清楚作品本身、誰參與創作、現有資料如何取得，以及準備如何使用。這些問題需要互相對照，不能只看檔案存在誰的電腦裡，或由誰支付費用，就省略合作與授權內容的核對。
權利來源與實際用途也應分開描述。智慧局的著作權說明與契約觀念可作為參考，具體安排仍需對照創作情況及雙方約定。若作品包含第三方圖片、字型、音樂或其他素材，請把它們另外列出；整體設計完成，不表示其中每一項素材都可以不受條件地使用、修改或再交給其他人。
常見情境
委外設計前，可以先列出想使用的媒體與交付項目，例如網站、廣告、包裝及後續修改需要哪些檔案，再用同一份用途清單討論合作內容。網站或社群準備使用素材時，則保存來源、取得日期與授權條款，不要只留下下載完成的圖片，而找不到當時允許使用的條件。
作品完成後若需轉交其他製作單位，應把交付檔案、修改與再利用需求一起確認。員工、外包與合作夥伴共同完成的成果，則各自整理參與部分與約定，不把不同關係混為一談。這些情境沒有一份適用全部作品的簡單清單，較好的起點是先讓作品、來源、用途與契約能互相對得上。
可以先準備哪些資料
可先整理原始檔、草稿、版本日期與往來紀錄，說明作品從哪些內容逐步形成。合作文件則包括委託說明、契約、確認信件與交付清單；若版本很多，請註明目前對外使用哪一份。初次討論不必把所有歷史檔案一次送出，可以先列出資料目錄，再確認需要檢視的範圍。
用途清單建議分成媒體、地區、使用期間、修改及轉交等項目，把已確定與待決定的部分分開。第三方素材則另存取得頁面、條款、付款或授權紀錄，並記下是否有不同版本。當授權文字不容易理解時，保留完整條款與實際使用畫面，讓討論能回到具體需求，不用「可商用」幾個字代替全部條件。
流程與時程
可以依盤點作品、整理來源、對照用途與約定、確認交付及保存紀錄的順序推進。盤點時先辨識哪些是自行創作、哪些由他人提供；對照用途時，逐項確認預定使用方式是否已在討論與文件中反映。若仍有未定事項，先列為待確認，不讓設計定稿或上線日期自動替代權利安排。
這類工作通常需要配合創作、合作與上線進度，因此本指南不列一個固定完成時間。若有廣告排程、印刷、網站發布或其他期限，先把日期與需要做的決定列出來。完成確認後，將作品版本與相關文件放在容易追溯的位置；日後改版、轉交或增加用途時，再以同樣方式對照，減少只憑記憶溝通的落差。
常見疑問
委外作品的權利與使用方式，應先看實際創作及約定內容。智慧局的官方說明也提醒，權利歸屬與授權可以在合作時協商安排；因此，第一次提出需求時就把想使用的範圍說明清楚，比交付後才猜測雙方原本的意思更容易確認。若涉及具體爭議，則準備原始契約與往來資料再討論。
保存紀錄的目的，是讓作品來源、版本與合作過程有資料可對照，不代表檔案數量越多就能取代權利判斷。若不知道從哪裡開始，可先選目前正要使用的一件作品，整理來源、用途與文件三欄。關於取得、委外歸屬與創作紀錄，可從常見問題頁的著作權分類繼續閱讀。
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